ITIL, Italia

L'obiettivo del processo di Financial Management for IT Services (FM), come definito in ITIL v2, e' di effettuare una gestione cost-effective degli asset IT e delle risorse finanziare usate nel fornire servizi IT. In inglese: "To provide cost effective stewardship of the IT assets and the finanzial resources used inproviding IT services".

Il processo di FM e' una parte integrante del Service Management. In tutti i processi ITIL ritorna il termine cost-effective, il processo di FM e' quello che implementa la "cost-effectiveness". Un processo di FM si occupa di:

• Assistere nella riduzione dei costi di gestione nel lungo termine
• Identificare i costi reali dei servizi IT
• Fornire informazioni finanziarie ai decision makers
• Identificare come i servizi IT forniscano valore aggiunto al business
• Calcolare il Total Cost of Ownership (TCO) e Return On Investiment (ROI)
• Assistere nell'influenzare il comportamento degli utenti (per esempio incentivando l'uso di risorse non critiche)

Alcune attivita' effettuate nel contesto del FM sono le seguenti:

• Budgeting, che comprende la previsione ed il controllo annuale della spesa e degli investimenti IT coerentemente al bisogno espresso dall’utenza di riferimento e con essa stessa negoziata, alle direzioni strategiche della direzione aziendale e al piano strategico dell’IT sia nella sua componente infrastrutturale che applicativa
• Accounting, che comprende l'abilitazione dell’organizzazione IT a dettagliare e motivare, in termini amministrativi e di controllo di gestione, la natura della spesa IT identificando le dimensioni d’analisi d’interesse (per tipo servizio, per attività, per cliente interno etc..).
• Charging, che consente alle organizzazione di recuparare i costi della fornitura dei servizi (eventualmente anche con clienti interni, al fine di rendere il business piu' cost-aware).

Esistono diversi modelli di Charging, che includono i seguenti:

• Cost recovery: prezzo uguale al costo
• Cost recovery + markup: prezzo = costo + x%
• Market rate: prezzo di mercato, anche non collegato al costo reale (si spera comunque superiore ad esso)

I costi si categorizzano secondo le seguenti categorie:

• Capitali o operativi
• Diretti o indiretti
• Fissi o variabili

Come abbiamo visto, ITIL suggerisce che il dipartimento IT debba poter effettuare in proprio anche la gestione finanziaria, in quanto l’ambito in cui si trova a operare è talmente complesso che diventa necessario poter sviluppare un focus finanziario concentrato. Per poter realizzare questo focus ci sono diverse cose da tenere presente quali i benefici possibili, i tempi ed i possibili problemi.

Tra i benfici del Financial Management per i servizi IT vi sono i seguenti:

• l’allineamento continuo tra esigenze aziendali e IT
• rendere esplicita la relazione “cliente - fornitore” tra Utenza edIT
• creare e comunicare il modello dei servizi offerti dalla funzione IT ai clienti interni
• avere una maggiore sicurezza ed accuratezza nella gestione dei budget assicurandosi che il business fornisca i fondi necessari a finanziare l’implementazione e l’erogazione dei servizi IT che esso stesso richiede
• avere una maggiore completezza di informazione sui costi relativi agli investimenti a supporto di un più consapevole processo decisionale
• un uso più efficiente delle risorse IT da parte di tutta l’organizzazione
• una maggiore consapevolezza e responsabilizzazione da parte del cliente interno nelle scelte progettuali e nell’uso degli strumenti informatici, ecc.

Questi benefici vanno tenuti ben presenti e pubblicizzati nell'ambito di un implementazione del processo.

Il tempo necessario per implementare i processi finanziari, ed in particolare l'accounting ed il charging, dipende molto dai tool e dai dati disponibili. E' anche da ricordare che il charging non e' necessario implementarlo ovunque (nel caso di dipartimenti IT di organizzazioni, non sempre si vuole fare il charging agli altri dipartimenti...).

L'accounting puo' essere introdotto in qualsiasi momento, ma e' utile avere almeno un anno di dati "validi" per poter calcolare i costi per centri di costo (cost centres).  Di solito i centri di costo sono gia' determinati dal dipartimento che si occupa di finanza (o ragioneria) ed in questo caso i task principali sono:

• Separare costi capitali da quelli operativi
• Classificare i costi in base a dei criteri "utili" al contesto
• identificare costi diretti ed indiretti
• Decidere i criteri per suddividere i costi indiretti 

Uno dei limiti principali dell management finanziario nell'IT e' la mancanza di skill specifici, in quanto il budgeting, l'accounting e charging non sono stati il pane quotidiano dei manager IT (fino ad oggi...). A causa di cio' spesso queste attivita' sono demandate ad entita' esterne all"IT e non sono quindi sinergiche.

Spesso il financial management viene visto come un overhead amministrativo che distrae dai problemi reali dell'IT, e non ci si rende conto che questo processo ha le potenzialita' per rendere molto piu' efficiente tutta la catena dell'IT. Un altro atteggiamento tipico che spesso e' presente e' il timore di cosa i dati finanziari possano rivelare (l'ignoranza e' vista come una benedizione...).

Una elemento da tenere presente e' che a volte puo' essere costoso mantenere un sistema di financial management se la spesa non vale l'impresa, cioe' se i costi sono nettamente superiori a benefici attesi...