ITIL, Italia

Lo standard ISO/IEC 20000 raccomanda l'utilizzo del ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act) per l'implementazione di tutti i processi, e definisce le varie fasi come segue:

• Pianificazione (Plan): identificazione degli obiettivi e dei processi necessari per fornire i servizi in accordo con le necessita' dei clienti e le politiche aziendali
• Implementazione (Do): l'effettiva implementazione del
• Controllo (Check): il monitoraggio e la misura dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predeterminati
• Azione e Miglioramento (Act): L'attuazione delle azioni necessarie per rendere definitivo e/o migliorare il processo.

Nella fase di Pianificazione, vanno considerati, come parte del piano, i seguenti punti:

• L'ambito nel quale il service management va implementato, con eventuale riferimento ai servizi, le locazioni e/o le organizzazioni coinvolte.
• I processi da implementare
• Il sistema di gestione
• L'approccio nell'interfacciarsi con i progetti che creano (o modificano) servizi
• Quali strumenti verranno utilizzati
• Come la qualita' verra' gestita e controllata

Nella fase di implementazione, invece, vanno tenuti presenti, tra le altre cose, elementi quali l'allocazione delle risorse (anche finanziarie) e delle responsabilita', come da piano. Qui in realta' non si inventa nulla, ma si segue il piano preparato alla fase precedente fino alla completa implementazione dello stesso. Skill di Project Management tornano molto utili in questa fase (ma in realta' in tutte le fasi dell'implementazione).

Nella fase di controllo, chi si occupa di implementare, si deve assicurare chevi siano metodi opportuni per il monitoraggio e misurazione dei processi implementati. Affinche' questi siano parte integrante del sistema di gestione e' necessario che questi siano stati pensati gia' in fase di pianificazione. Queste misure danno il polso delle performance dei processi e possono permettere l'identificazione di aree di attenzione sulle quali lavorare. Un altro metodo utile all'identificazione di aree di intervento sono le ispezioni (audit), che verificano l'aderenza dello stato di fatto ai piani precedentemente elaborati.

Nella fase di Azione e Miglioramento ci si basa, in generale, sui risultati della fase di controllo per pianificare ed indirizzare le azioni di miglioramento a quelle aree ove l'azione puo' portare i massimi benefici per i clienti. Non appena tutte le azioni sono identificate ed applicate, si puo' iniziare un ulteriore iterazione del processo PDCA per continuare a migliorare l'implementazione del Service Management.

In questo post andiamo nel dettaglio dello standard ISO 20000, analizzandone una delle prime parti: il sistema di gestione o "management system". Nello standard, l'obiettivo del sistema di gestione e' quello di fornire le politiche (policies), procedure ed il contesto (framework) per consentire una effettiva gestione ed implementazione dei servizi IT.  

Questa parte dello standard si articola in tre porzioni:

• Le responsabilita' del management
• I requisiti documentali
• I requisiti in termini di competenze, conoscenze e training

La responsabilita' del management si articola prevalentemente nelle seguenti attivita':

• Fornire evidenza del proprio impegno nello sviluppo delle capacita' di service management. Deve essere chiaro allo staff che lo sviluppo, implementazione e miglioramento del Service Management e' una priorita' del management.
• Approvare e rendere note le politiche, le procedure, gli obiettivie ed i piani di service management
• Assicurarsi che i bisogni degli utenti siano da un lato identificati e dall'altro soddisfatti, nel rispetto dei limiti oggettivi definiti (anche di costo)
• Designare un manager responsabile per il coordinamento e gestione di tutti i servizi. Il manager designato deve essere a livello "senior".
• Determinare e fornire le risorse necessarie per seguire tutto il ciclo di vita dei servizi: pianificazione, disegno, implementazione, monitoraggio, miglioramento, etc...
• Assicurarsi che delle "ispezioni" (review) siano effettuate regolarmente per verificare che i servizi siano sempre efficaci (adeguati ai bisogni) ed efficienti (ad un costo ragionevole)

I requisiti documentali sono, tutto sommato, quelli classici, ed includono i seguenti:

• Piani e politiche di service management
• Service level agreements (SLA)
• Documenti che dettagliano i processi e procedure definiti nello standard stesso
• Registrazioni (records) richiesti dallo standard (registrazione degli incidenti, etc...)

E' abbastanza interessante il peso che viene dato alla parte di competenza, conoscenza e training. Si dice esplicitamente che i ruoli e le responsabilita' vanno mantenute insieme alle competenze relative. Forse nulla di rivoluzionario, ma di certo dato troppo spesso per scontato. Un processo di verifica delle competenze e dei bisogni di training viene esplicitamente menzionato come parte dello standard, cosi' come la necessita' di assicurare che tutto lo staff sia conscio dell'importanza delle proprie attivita' nel raggiungere gli obiettivi di service management. Questa parte viene analizzata, in qualche dettaglio, nella seconda parte dello standard (code of practice) nelle diversi fasi, ed in particolare nelle seguenti:

• la fase di assunzione del personale: questa fase ha come obiettivo la verifica delle competenze dei candidati per assicurare un buon inserimento nel ruolo specifico di service management identificato
• la fase di pianificazione: in questa fase l'obiettivo e' pianificare le competenze per i nuovi servizi, o turnover dello staff, od utilizzo di nuove tecnologie
• la fase di training e sviluppo delle competenze: in questa fase l'obiettivo e' l'identificazione dei bisogni in termini di training e competenze per migliorare l'erogazione dei servizi

Il 29 Gennaio 2009, alle ore 14.45 presso la Sala San Domenico - Santa Maria delle Grazie - Convento Padri Domenicani in Via G. Antonio Sassi, 3 a Milano vi sara' un seminario organizzato da Fondazione IRSO in collaborazione con AICA sul tema delle professioni ICT.

Il seminario, il nono di un ciclo dedicato da Fondazione IRSO al tema del "lavoro della conoscenza", partirà dal confronto tra il framework  EUCIP, lo standard europeo del CEPIS di riferimento per le competenze e i profili professionali informatici, e il modello di Fondazione IRSO sviluppato per tutte le professioni.

A seguire ci sara' un  dibattito fra i panelisti e i partecipanti sulle strategie, sulle esperienze di successo e sulle leve per migliorare produttività, innovazione e qualità del lavoro.

La partecipazione è gratuita previa iscrizione inviando una e-mail a maria.laplaca@irso.it.

Maggiori info e programma dell'incontro sul sito AICA.

L'OGC (Office of Government Commerce, UK), che ha battezzato sia le best practices ITIL che PRINCE2, ha anche formalizzato delle best practices di Program Management (http://www.best-management-practice.com/Programme-Management-MSP/), aggiornate nel 2002.

Parleremo del Programme Management come disciplina più in là, per il momento basti sapere che spesso progetti grandi e complessi sono spesso suddivisi in un insieme di progetti più piccoli (quindi più gestibili) e correlati. A questi progetti si aggiunge uno strato di management che è appunto il programme management. Ovviamente la declinazione OGC del Programme Management si integra perfettamente con PRINCE2 (http://www.itil-italia.com/prince2.htm).

Il titolo in inglese sarà: "Delivering IT Services using ITIL, PRINCE2 and DSDM Atern". L'uscita dell'interessante libro, parte della collana ufficiale su ITIL v3 dal TSO, è programmata per l'estate 2009. Offre consigli pratici per fornire servizi IT usando i tre framework:

• ITIL - di cui diciamo ampiamente altrove, vedi pagine su ITIL v2 ed ITIL v3
• PRINCE2 - di cui diciamo qualcosa
• DSDM - (Dynamic Systems Development Method), è una metodologia di project management "agile" distribuita in modo gratuito dal consorzio omonimo ai propri membri. Questa metodologia è fornita insieme ad un framework ed è una metodologia interessante perché si integra facilmente con le altre metodologie agili (esistono risorse già pronte per farlo con Extreme Programming, Prince2, RUP, ecc...) e quindi si può applicare ed adattare facilmente alle proprie necessità.

Oltre a discutere i tre framework, ne fornisce un sommario e descrive le aree di attenzione nell'implementazione degli stessi.

Il volume su Service Strategy in ITIL v3 offre una guida su come sviluppare ed implementare il Service Management come un asset strategico dell'organizzazione e non solo come una capacita' operativa.

L'obiettivo principale di questo volume e', in altre parole, di invitare i service providers a pensare ed agire in modo strategico.

Alcuni delle domanda a cui viene data risposta nel Service Strategy, sono le seguenti:

• Quali servizi bisogna offrire?
• A chi bisogna offrirli?
• In che modo creiamo valore per i clienti, utenti ed altri stakeholders?

Alcuni Principi chiave del Service Strategy sono i seguenti:

• Il Portafoglio dei Servizi (Service Portfolio): che e' definito come il set completo di servizi che sono gestiti da un service provider. In definitiva esso e' il piu' importante sistema di gestione a supporto di tutti i processi di service management.
• Il catalogo dei servizi (Service Catalogue): che non e' altro che una lista o un database che contiene informazioni su tutti i servizi IT (sia in produzione che in fase di messa in produzione). Tra le altre cose, il catalogo dei servizi include informazioni sui contact points, SLA in essere, prezzi, etc...
• Il Business Case: che e', in essenza, la giustificazione per una spesa e che include informazioni su costi, benefici, altre opzioni, rischi, etc...
• La gestione dei rischi (Risk Management): che viene a entrare cosi' nel mondo ITIL v3, e che comunque non si discosta molto dalle trattazioni standard.

I processi che fanno parte di questa fase del lifecycle sono i seguenti:

• Generazione della Strategia (Strategy Generation)
• Gestione del portafoglio dei servizi (Service Portfolio Management)
• Gestione della domanda (Demand Management)
• Gestione Finanziaria (Financial Management)

La prima edizione dell'ITIL Version 3 News è stata rilasciata dal TSO. I contenuti includono:

• ITIL V3 Adoption: One year on - Shirley Lacy
• The Official ITIL V3 Library
• Accreditations and Examinations: One year on 

Per maggiori informazioni e per scaricare la versione digitale delle News andate su: http://www.itsmfi.org/content/itil-version-3-news-1st-edition-autumn-nov-2008

Il titolo completo sara': "Making IT - I servizi IT: risorsa strategica per lo sviluppo, Quinta Conferenza Annuale itSMF Italia". La conferenza avra' luogo a Milano, il 12 Novembre 2008, come da tradizione, presso l'Atahotel Executive di Via Don Luigi Sturzo, 45.

Il programma completo e' disponibile al seguente indirizzo: http://www.itsmf.it/download/PERSONAL4~CONFERENZA_ANNUALE2008/itSMF_CONFERENZA_ANNUALE08.pdf

Tra gli argomenti piu' interessanti, senza dubbio la valutazione strategica sullo stato di adozione di ITIL V3 a livello internazionale e nel nostro mercato da parte del nuovo presidente itSMF italia,  Stefano Bellin.

Altrettanto interssante la tavola rotonda sul ruolo che la scuola e l’Università, possono giocare, animata del Vice Presidente Marco Cipelletti, e rappresentanti di tre Business School: SDA Bocconi, School of Management del Politecnico di Milano e SAA, la Scuola di Amministrazione Aziendale di Torino.